Systematisch toezicht
De Provincie Limburg houdt systematisch toezicht op Informatie- en archiefbeheer. Vanaf 2012 is de ‘Wet revitalisering generiek toezicht’ hierop van toepassing en als basis geldt de Handreiking horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de VNG. Bij het houden van toezicht op de gemeenten, het Waterschap Limburg en gemeenschappelijke regelingen gaat de Provincie uit van het vertrouwen dat zij heeft in de uitvoering van taken van de toezichtontvanger en de archivaris. Dit betekent onder meer dat zij niet het werk van de archivaris als horizontaal toezichthouder overdoet. Waar de Provincie wel naar kijkt, is in eerste instantie of de horizontale controle kan worden uitgevoerd door de raad c.q. het algemeen bestuur, en in tweede instantie of de wettelijke taken zodanig worden nageleefd dat de toezichtontvanger steeds in voldoende mate verantwoording kan afleggen over zijn handelen.
Beoordeling
Op basis van de aangeleverde informatie (cyclisch jaarlijks in de vorm van een KPI audit rapportage of een stand van zaken/verbeterplan) kijkt de Provincie eerst of de jaarlijkse verslaglegging van het college van B&W aan de raad c.q. van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur heeft plaatsgevonden en beoordeelt vervolgens aan de hand van het toezichtkader of het archief- en informatiebeheer op orde is. Het toezicht richt zich op risico’s die een gevaar vormen voor een goede, geordende en toegankelijke informatiehuishouding en/of het verloren gaan van overheidsinformatie. Hierbij wordt o.a. gekeken naar kwalitatieve maatregelen die worden getroffen om risico’s te beperken. Naast de jaarlijkse beoordeling wordt periodiek met de organisaties over de voortgang en/of knelpunten overleg gevoerd.
