Zoeken

Zodra aan de formele vereisten voor het (inhoudelijk) in behandeling nemen van uw bezwaarschrift is voldaan, stelt een medewerker van het team Rechtsbescherming van de Provincie een vooronderzoek in. Deze medewerker is niet betrokken geweest bij de voorbereiding van het besluit waartegen uw bezwaar zich richt.
Als bepaalde feiten en/of omstandigheden onvoldoende bekend zijn, kan de medewerker u om nadere informatie vragen. Voor zover dat nodig en mogelijk is, zal deze medewerker in het kader van het vooronderzoek telefonisch overleg met u voeren.

Bemiddeling

Tijdens het vooronderzoek wordt ook bekeken of uw bezwaar in aanmerking komt voor een alternatieve afhandeling, bijvoorbeeld in de vorm van bemiddeling. Als de indruk bestaat dat op een eenvoudige manier aan uw bezwaar tegemoet gekomen kan worden, dan neemt een medewerker van het team Rechtsbescherming het initiatief tot het leggen van contact tussen u en de ambtenaar die het besluit waartegen uw bezwaar zich richt heeft voorbereid. Als dit contact leidt tot een voor u en de Provincie bevredigende oplossing, zult  u worden verzocht uw bezwaarschrift schriftelijk in te trekken. Op dat moment eindigt de behandeling van uw bezwaarschrift.

Mediation

• Tijdens het vooronderzoek kan ook blijken dat mediation wellicht kan leiden tot een oplossing van het geschil. Mediation is een vorm van alternatieve geschillenbeslechting waarbij de partijen die een conflict hebben dit conflict proberen op te lossen onder begeleiding van een neutrale derde, de mediator. De kern zit erin dat partijen zelf onderhandelen om een oplossing te vinden en niet een derde vragen een uitspraak te doen over het conflict.
• Of een zaak geschikt is voor mediation hangt onder andere af van de aard en voorgeschiedenis van het conflict en de bereidheid van partijen om met de andere partij(en) in gesprek te gaan en te streven naar een voor alle partijen acceptabele oplossing. Algemeen uitgangspunt bij mediation is dat deelname geschiedt op basis van vrijwilligheid. Niemand kan verplicht worden deel te nemen aan een mediation. Een ander uitgangspunt bij mediation is vertrouwelijkheid.
• Het voorstel tot mediation kan tijdens het vooronderzoek worden gedaan door één van de betrokken partijen of een medewerker van het team Rechtsbescherming. Het initiatief kan echter ook op elk ander moment in de procedure (bijvoorbeeld tijdens of na de hoorzitting) worden genomen en ook de Adviescommissie bezwaarschriften Provincie Limburg kan mediation voorstellen.
• De behandeling van uw bezwaarschrift  zal gedurende de mediation opgeschort worden. Na afloop van de mediation zal het bezwaarschrift, afhankelijk van de uitkomst van de mediation, ingetrokken of verder behandeld worden.

• Als het tijdens het vooronderzoek niet mogelijk blijkt te zijn om een andere bevredigende oplossing te bereiken, wordt uw bezwaarschrift in de meeste gevallen voor advies voorgelegd aan een onafhankelijke commissie van externe deskundigen, de Adviescommissie bezwaarschriften Provincie Limburg (hierna: commissie). Deze commissie adviseert de Provincie over uw bezwaarschrift. De commissie organiseert, op enkele uitzonderingen na, een hoorzitting waar u uw bezwaren kunt toelichten.
• De commissie wordt ondersteund door een secretariaat. Dit secretariaat wordt gevormd door het team Rechtsbescherming dat is ondergebracht bij het cluster Algehele Juridische Zaken. Eén van de medewerkers, de secretaris, heeft tot taak de zaak voor te bereiden voor de commissie. De secretaris verzorgt ook de verslaglegging tijdens de hoorzitting.

• In principe wordt er een hoorzitting gehouden voordat op uw bezwaarschrift wordt beslist. Alle personen of instanties die rechtstreeks belang hebben bij de beslissing op het bezwaarschrift worden uitgenodigd voor deze hoorzitting. De uitnodiging wordt in een zo vroeg mogelijk stadium van de procedure naar u toegezonden.
• Tot tien dagen voor de hoorzitting kunt u aanvullende stukken indienen.
• Als u zich tijdens de hoorzitting of bij het inzien van het dossier door een gemachtigde wilt laten vertegenwoordigen, moet deze een schriftelijke door u ondertekende machtiging overleggen. Een machtiging is niet vereist indien de gemachtigde als advocaat of procureur is ingeschreven of samen met u komt.

• De hoorzitting is in principe openbaar, dat wil zeggen dat zij door iedereen kan worden bijgewoond. Alleen als zwaarwegende redenen zich tegen openbaarheid verzetten, kan de commissie besluiten dat de hoorzitting achter gesloten deuren plaatsvindt. Hoorzittingen worden in beginsel gehouden in het Gouvernement, Limburglaan 10 te Maastricht.
• Tijdens de hoorzitting krijgt u de gelegenheid om uw bezwaren mondeling toe te lichten. Ook de vertegenwoordiger van de Provincie en eventuele andere belanghebbenden krijgen in principe de gelegenheid hun standpunten mondeling toe te lichten. De voorzitter of de andere leden van de commissie kunnen vragen stellen om eventuele onduidelijkheden op te helderen. Het is niet nodig om tijdens de hoorzitting te herhalen wat in de dossierstukken staat. De leden van de commissie hebben de stukken immers van tevoren bestudeerd.
• Uw toelichting kunt u ook (als leidraad voor uw mondelinge toelichting) op schrift stellen in de vorm van een pleitnotitie. Als u van een pleitnotitie gebruik maakt, stelt de commissie het op prijs als u die aan het begin van de hoorzitting (bij voorkeur in zesvoud) aan de secretaris overhandigt. De secretaris zorgt er dan voor dat de leden van de commissie een afschrift krijgen.
• Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Dit verslag is een korte zakelijke weergave van hetgeen tijdens de hoorzitting aan de orde is geweest. Het verslag wordt tegelijk met de beslissing op bezwaar aan u toegezonden.

• De commissie brengt schriftelijk advies uit aan de Provincie. De Provincie moet vervolgens een beslissing op het bezwaarschrift nemen.
• De Provincie beoordeelt het advies van de commissie en gaat na of het advies op een objectieve en zorgvuldige manier tot stand is gekomen. Vervolgens beoordeelt de Provincie of het advies van de commissie wordt overgenomen of daarvan wordt afgeweken. In dat laatste geval moet de Provincie in haar beslissing aangeven om welke redenen en op welke onderdelen het advies niet wordt overgenomen. U ontvangt het advies van de commissie en het verslag van de hoorzitting als bijlage bij de beslissing op bezwaar.