Zodra uw aanvraag compleet is en in behandeling is genomen, vindt een inhoudelijke, juridische en financiële toets plaats, de zogenaamd materiële toets. De subsidieverlener vraagt daarbij (indien nodig) inhoudelijk advies aan de betreffende beleidsmedewerker. Deze checkt onder meer of de aanvraag past binnen het provinciale beleid, een bijdrage levert aan het beoogde provinciale doel en voldoet aan de gestelde criteria in de betreffende subsidieregels. Soms wordt een externe adviescommissie ingeschakeld voor de inhoudelijke beoordeling.
De subsidieverlener beoordeelt ook de rechtmatigheid (of bijvoorbeeld aan de specifieke criteria van de betreffende subsidieregeling wordt voldaan). Tevens wordt bekeken welke prestaties gerealiseerd moeten worden en welke andere verplichtingen moeten worden opgelegd. Ook wordt in deze fase een afweging gemaakt over financiële aspecten, zoals de hoogte van het subsidiebedrag en of er nog budget beschikbaar is. Ten aanzien van de hoogte van het te verstrekken subsidiebedrag wordt ook gekeken of dat in de juiste verhouding staat tot de prestaties, het beoogde doel en/of gewenst maatschappelijk effect.
Gedeputeerde Staten beslissen op een aanvraag voor subsidie binnen 12 weken na ontvangst van de aanvraag, mits deze aan alle vereisten voldoet.
Bij nadere regels waarbij de zogeheten tendersystematiek van toepassing is, begint de beslistermijn van 12 weken pas te lopen op de dag na sluiting van de vastgestelde indieningstermijn.
Voor aanvragen voor een exploitatiesubsidie begint de termijn van 12 weken te lopen op de dag na die waarop de provinciale begroting voor het eerst volgende boekjaar door Provinciale Staten is vastgesteld.
Gedeputeerde Staten kunnen de genoemde beslistermijn van 12 weken voor ten hoogste 12 weken verdagen. Van de verdaging wordt voor de afloop van de eerste termijn schriftelijk mededeling gedaan aan de aanvrager.
Daarnaast biedt de Algemene wet bestuursrecht (artikel 4:15) diverse opschortingsmogelijkheden. Daarin is namelijk bepaald dat de termijn voor het geven van een beschikking in de volgende gevallen wordt opgeschort:
a. aanvulling vragen bij onvolledige aanvraag;
b. noodzakelijk informatie vragen aan een buitenlandse instantie;
c. aanvrager stemt schriftelijk in met uitstel;
d. vertraging voor zover die is toe te rekenen aan de aanvrager;
e. overmacht bestuursorgaan.
Subsidies worden doorgaans tot 90% bevoorschot (m.u.v. exploitatiesubsidies die tot 100% worden bevoorschot). De laatste 10% van het toegekende subsidiebedrag wordt niet uitbetaald totdat de definitieve afrekening (vaststelling) van de subsidie heeft plaatsgevonden.
Bij waarderingssubsidies, subsidies lager dan € 25.000,00 én door Gedeputeerde Staten aangewezen subsidies van € 25.000,00 of meer die direct, zonder voorafgaande subsidieverlenings-beschikking worden vastgesteld, wordt het toegekende bedrag in één keer in zijn geheel uitgekeerd.
Voor meer informatie kunt u de ‘beleidsregels Subsidies’ vinden op de website: Beleidsregels Subsidies (officielebekendmakingen.nl)
Uitbetaling vindt uiterlijk plaats binnen 6 weken na de verzenddatum van de subsidieverleningsbeschikking of een andere beschikking waaruit een betalingsverplichting voortvloeit.
In het subsidieverleningsbesluit kunnen eventueel ook voorwaarden worden opgenomen met betrekking tot het uitbetalen van een voorschot, bijvoorbeeld het aanleveren van een rapportage, die dan eerst ontvangen en goedgekeurd moet zijn voordat een volgend of laatste bedrag kan worden bevoorschot en uitbetaald.
Afhankelijk van de omvang van het subsidiebedrag wordt bepaald hoe de verantwoording en controle plaats zal vinden. In de onderstaande tabel worden kort de drie arrangementen met bijbehorende verantwoording weergegeven.
| Type | Hoogte subsidiebedrag | Verantwoording |
|---|---|---|
| Arrangement 1 | tot € 25.000,00 | direct vaststellen en desgevraagd verantwoording over de prestatie (d.m.v. steekproef) |
| Arrangement 2 | van € 25.000,00 tot € 125.000,00 | verantwoording over de prestatie en in voorkomende gevallen financiële verantwoording |
| Arrangement 3 | vanaf € 125.000,00 | verantwoording over de kosten en prestatie |
Bij arrangement 1 zijn de administratieve lasten en uitvoeringslasten het laagst. Subsidies vallend in dit arrangement worden direct vastgesteld en er vindt alleen desgevraagd verantwoording plaats door middel van een steekproef. Dit betreft alleen verantwoording over de prestatie, er vindt geen financiële verantwoording plaats.
Bij arrangement 2 wordt de subsidie wel eerst verleend en vervolgens vastgesteld. Bij dit arrangement vindt wel standaard verantwoording plaats. Echter de verantwoording geschiedt ook hier in beginsel alleen over de prestatie en niet over de financiën. Ter voorkoming van over-subsidiëring en/of op basis van risico-inschatting kunnen Gedeputeerde Staten in voorkomende gevallen bepalen dat de subsidieontvanger naast de verantwoording over prestaties tevens verantwoording over de werkelijke kosten en opbrengsten aantoont dat de kosten zijn gemaakt en er sprake was van een financieringsbehoefte. Dit is bepaald in artikel 32, lid 2 van de Algemene Subsidieverordening Provincie Limburg 2023 e.v.
Bij arrangement 3 wordt de subsidie ook eerst verleend en vervolgens vastgesteld. Er vindt zowel een financiële verantwoording als een verantwoording gericht op prestaties plaats. Binnen dit arrangement wordt vereenvoudiging bereikt door het vervallen van de voorschotaanvragen en tussentijdse rapportages bij subsidies met een looptijd korter dan één jaar. Bij subsidies met een looptijd langer dan één jaar mag maximaal één tussenrapportage per jaar worden gevraagd.
Subsidies tot € 25.000,00 worden zonder voorafgaande subsidieverlening door Gedeputeerde Staten direct vastgesteld. Steekproefsgewijs wordt gecontroleerd of subsidieontvangers de aan de subsidie verbonden verplichtingen hebben nageleefd. Zie ook paragraaf 4.4 e.v.
Voor subsidieontvangers die een subsidie vanaf € 25.000,00 tot € 125.000,00 ontvangen, bevat de aanvraag tot vaststelling een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteit(en) waarvoor de subsidie is verleend, is/zijn verricht en dat de bij de subsidieverlening aangegeven resultaten zijn gerealiseerd overeenkomstig de opgelegde verplichtingen. De ontvanger van een exploitatiesubsidie dient daarnaast op basis van een verklaring inzake kosten en opbrengsten aan te tonen dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt.
Voor subsidieontvangers die een subsidie van € 125.000,00 of meer ontvangen, bevat de aanvraag tot vaststelling:
Een aanvraag tot subsidievaststelling dient binnen zes maanden na afloop van de activiteit of het tijdvak waarvoor subsidie is verleend te worden ingediend. Betreft de aanvraag tot vaststelling een exploitatiesubsidie dan wordt de aanvraag tot subsidievaststelling uiterlijk 6 maanden na afloop van het betreffende boekjaar waarvoor de subsidie is verstrekt ingediend. In het geval van meerjarige exploitatiesubsidies zal in de beschikking worden aangegeven of de subsidie jaarlijks dan wel na afloop van de subsidieperiode zal worden vastgesteld.
De subsidieontvanger van een subsidie van € 125.000,00 of meer dient bij zijn eindverantwoording van de subsidie een financieel verslag en activiteitenverslag voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant overeenkomstig artikel 4:78 van de Algemene wet bestuursrecht te overleggen. Deze controleverklaring dient conform het Accountantsprotocol eindverantwoording verleende subsidies Provincie Limburg te zijn opgesteld. Dit controleprotocol dient om de reikwijdte en het object van de accountantscontrole nader aan te geven. Het verstrekt duidelijkheid over de door de Provincie Limburg gewenste reikwijdte en diepgang van de door de accountant van de subsidieaanvrager/-ontvanger uit te voeren accountantscontrole en de in dat kader af te geven controleverklaring bij de eindverantwoording. De Provincie Limburg beoogt hiermee te voorkomen dat discrepanties ontstaan tussen de wensen en verwachtingen die leven bij de Provincie Limburg enerzijds en de feitelijke invulling van de accountantscontrole door de accountant anderzijds.
U kunt het accountantsprotocol raadplegen.
Het subsidiesysteem houdt enerzijds in dat subsidieontvangers niet meer in alle gevallen belast worden met verantwoording, maar anderzijds houdt het ook in dat het vertrouwen dat aan de subsidieontvanger gegeven wordt wel verantwoord dient te zijn. Om dit vertrouwen verantwoord te houden, worden subsidieontvangers die een subsidie kleiner dan € 25.000,00 hebben ontvangen, steekproefsgewijs gecontroleerd. Hierbij wordt gecontroleerd of de activiteit(en) al dan niet zijn uitgevoerd en of aan de opgelegde verplichtingen is voldaan.
Subsidieontvangers die een subsidie kleiner dan € 25.000,00, die direct is vastgesteld, hebben ontvangen, vallen allen onder de steekproefpopulatie. Echter, dit wil nog niet zeggen dat een subsidieontvanger ook daadwerkelijk gecontroleerd zal worden. Welke subsidieontvangers uiteindelijk gecontroleerd zullen worden, wordt door middel van een willekeurige selectie bepaald.